Wie ein außergerichtliches Mahnwesen funktioniert

Unternehmer aller Branchen sind darauf angewiesen, dass ihre Kunden ihre Rechnungen pünktlich bezahlen, um gut kalkulieren und wirtschaften zu können. Allerdings kann es immer wieder vorkommen, dass der Betrag nicht pünktlich überwiesen wird, was manche Betriebe mitunter in massive finanzielle Schwierigkeiten bringen kann. Selbst wenn dies nicht der Fall ist, möchte natürlich jeder für die Leistungen, die er erbracht hat, oder für die Waren, die er ausgeliefert hat, bezahlt werden.

Als ersten Schritt sollte man dem Kunden daher eine Zahlungserinnerung schicken, die noch möglichst freundlich formuliert sein sollte, da er eventuell nur versehentlich vergessen hat, die Rechnung zu begleichen. Dies sollte allerdings nicht gleich am ersten Tag nach Fristende, sondern frühestens eine bis zwei Wochen nach dem letztmöglichen Zahlungstermin geschehen. Erfolgt darauf keine Reaktion, kann eine zweite Mahnung versendet werden, in der bereits die Portokosten und eine geringe Gebühr zusätzlich in Rechnung gestellt werden. Der Tonfall sollte sachlich, aber bestimmt sein und dem Kunden vermitteln, dass man auf die zeitnahe Begleichung des offenen Betrags besteht. Zeigt auch dies keine Wirkung, kann eine dritte und letzte Mahnung erfolgen, in der nicht nur abermals eine Gebühr veranschlagt, sondern auch darauf hingewiesen wird, dass rechtliche Schritte eingeleitet werden, falls der Rechnungsbetrag nicht innerhalb der gesetzten Frist auf dem angegebenen Konto eingeht.

Anschließend kann man entweder einen gerichtlichen Mahnbescheid erwirken oder versuchen, das Geld außergerichtlich über ein Inkassobüro einzutreiben. Dieses setzt sich schriftlich mit dem säumigen Kunden in Verbindung und weist ihn nochmals nachdrücklich auf die offene Forderung und die möglichen rechtlichen Folgen einer weiteren Zahlungsverweigerung hin. In vielen Fällen bewegt dies den Schuldner dazu, die offene Rechnung zu begleichen, da ein solches Schreiben deutlich macht, dass das Unternehmen keinesfalls bereit ist, die Sache nach einigen Mahnungen auf sich beruhen zu lassen. Außerdem bieten Inkassobüros oft die Möglichkeit zur Ratenzahlung an, was insbesondere für Schuldner hilfreich ist, die den Forderungen bislang aufgrund finanzieller Schwierigkeiten nicht nachkommen konnten. Falls auch auf diesem Weg keine Zahlung zu erreichen ist, bleibt aber letzten Endes nur das gerichtliche Mahnverfahren.

Übrigens ist niemand dazu verpflichtet, ein langwieriges außergerichtliches Mahnwesen vorzuschalten. Rechtlich genügt es, die offene Rechnung einmal anzumahnen, anschließend kann sofort ein gerichtlicher Mahnbescheid beantragt werden. Viele Unternehmen sehen aber von diesem drastischen Vorgehen ab, um keine Kunden zu verlieren, die eventuell nur vergessen haben, den Betrag zu überweisen oder das erste Schreiben aufgrund längerer Abwesenheit erst einige Wochen verspätet lesen konnten. Letztendlich kann aber jeder Betrieb selbst entscheiden, wie viel Geduld er seinen säumigen Kunden entgegenbringen möchte und ob er bereits nach der ersten Zahlungserinnerung oder erst nach einem umfangreichen außergerichtlichen Mahnverfahren einen gerichtlichen Mahnbescheid erwirkt. Sollte der Schuldner generell zahlungsunfähig sein, führt aber auch dieser Weg nicht unbedingt zum Erfolg, da mitunter keinerlei pfändbares Einkommen oder Vermögen vorhanden ist.